我们知道，根据财税要求，如果要归集研发支出（研发费用），在研发项目通过立项审批、付诸实施时，就需要对每一个研发项目建立单独的辅助账。

通常，财务软件中都会有“项目辅助核算”功能，开启该功能后，在记录每一笔研发支出时，都会强制关联到具体的研发项目，从而实现“对每一个研发项目建立辅助账”的目的。

但是，由于各种原因，大部分财务人员还是习惯于使用Excel表格的方式来制作辅助账，这时候就会出现两种繁杂的情况：

1、研发项目多的时候，就需要创建多个xlsx文件。比如全年有20个研发项目，则就需要创建20个xlsx文件（或者是一个xlsx文件中，创建20个工作表）。

2、一旦某一笔支出存在漏误，且引起了其他关联数据的变化，就需要同步修改所有xlsx文件（或工作表）。

为了解决上述问题、提高辅助账编制的效率，我们基于自主设计的《研发支出辅助账-三口径版》，增加了“单个研发项目辅助账”的自动编制功能，只要借助2张工作表，就可以实现所有研发项目辅助账的编制。

关于《研发支出辅助账-三口径版》，可以阅读此文：《研发支出辅助账-三口径版》

1、无论是使用官方推荐的“研发支出辅助账样式-2021版”，还是使用我们自主设计的“研发支出辅助账-三口径版”，只要按我们的思路和方法，都可以更加快速高效地“为每个研发项目单独编制辅助账”。只不过使用我们的版本，可以更加方便地按会计、高新、加计扣除口径核算每个研发项目在不同口径下的支出情况。

2、无论日常情况下某些支出在不同研发项目之间的分摊是“按实际金额”，还是“按一定比例”，借助本文的思路和方法，都可以进行准确计算。

3、如前文所述，如果平常已经启用了财务软件中的“辅助核算”功能，则直接使用辅助核算导出的数据来编制辅助账即可，无需再按本文方式进行加工处理。

为了实现“快速、高效、准确”的目标，我们对“研发支出辅助账-三口径版”中的“总明细”（即，全年内所有研发项目发生的所有研发支出的总的明细数据）增加了一些辅助字段，用这些字段来作为计算每个研发项目支出（分配）金额的依据。具体思路和逻辑如下：

这样一来，就实现了高效、快速、准确的目标，即：

1、哪怕有20个、50个研发项目，也不需要重复填写几十次“凭证日期、号数、摘要”。

2、在记录每个项目的实际支出情况时，由于是在“同一个工作表”中进行，所以更容易操作，且产生漏误的概率极大降低。

以2022年度1至2月份同期进行了3个研发项目为例，我们通过几笔简单且有代表性的支出，来演示如何快速编制每个研发项目的辅助账。

在下文中的各项举例中：

1、每笔支出在各个项目之间的具体数据，请根据实际情况进行计算和分配。本文为了方便演示，直接按照相对容易计算的金额和比例来进行填写。

2、为了方便演示和表述，本文中的数字在表述时会写成万元。例如人工费50，我们会表述成人工费50万。

如文章开头所言，平常没有开启“项目辅助核算”功能时，研发支出的相关凭证中一般都是记录了“每笔支出的总额”，如下图。

从图中，我们可以看出：

1、在会计口径下，研发支出一共产生135 万。高新和加计扣除口径下允许纳入归集范围的分别是135万、125万（未进行折算和限额计算）。

2、有两笔需要特殊注意的凭证：“记-8”的研发部门分摊的房租不能纳入加计扣除范围、“记-11”调减了1万元的材料支出。

在上述记账模式下，财务人员一般都会开始手动创建3个研发项目单独的辅助账，然后逐条复制凭证信息，并进行数据分配。

我们假设分配的结果如下图，为了进一步模拟真实情况，其中几处特殊数据为：

1、工资和社保，两个月份各按不同金额进行分摊，而非“自始至终都按一个固定的比例”。

2、材料、专利官费、委外研发，各自分配到不同的项目中，方便后续校验我们设计的辅助账分配结果是否符合实际情况。

3、房租按比例进行分摊，用于校验“按数值”和“按比例”的计算公式是否准确。

从上图可以看出，三个项目的实际支出和各口径下允许纳入核算范围的情况如下（不进行限额计算、不将委外按80%折算）：

1、RD-2201：会计64/高新64/加计扣除59（不含5万房租）

2、RD-2202：会计35/高新35/加计扣除32（不含3万房租）

3、RD-2203：会计36/高新36/加计扣除34（不含2万房租）

如前文所述，我们将通过在这份“总明细”上添加辅助字段，实现“在一个工作表中完成研发支出的分配”。

各个字段的作用如下：

我们按照上文举例的分配方式，在右侧填入数值或者比例，示意如下：

在分配的过程中，我们会体验到在一张表上进行数据分配的方便之处：

1、由于左侧有原始凭证和金额进行参照，不需要跨表操作，所以效率较高。

2、由于“辅助”列的数据比对，可以减少漏分、多分的情况。

3、由于所有数据集中在一张表内，后续如有错误或者需要调整，也会非常方便。

“单个研发项目的辅助账”的表结构与“总明细”类似，只不过，我们使用了一些公式进行数据复用和运算。

在“单个研发项目的辅助账”中：

1、凭证日期、号数、摘要、口径类型、识别符、分配类型这些字段，都是数据复用，其数据来自于“总明细”中对应的单元格。当行数变化时，只要用下拉或Ctrl+D方式填充公式，就可以实现自动更新。

2、其他单元格，也都实现了“数据自动计算”，只要在E2单元格中，手动选择一下RD编号，以及在H2单元格中手动选择一下核算口径，所有数据都可自动计算、自动更新。

实现上述第2条所述的自动计算的原理是：

要想计算出当前项目在每个科目的支出金额，则需要知道“总明细”中为这个项目分配的具体数据，于是，我们用VLOOKUP函数去查询。

为了实现“切换项目编号就能自动重新获取到对应的新数值”，我们将VLOOKUP中的“列数”做成了动态值，这个值记录在“引用列数”（R列）中。

“引用列数”是通过E2单元格内的“项目编号”进行检索，以“RD-2201”为例，检索到它的数据在第4列时，就显示为“4”，进而下面所有凭证所对应的数据，都从第4列中获取。

在获取到正确的数据之后，那么各科目的金额就可以自动计算并显示。即：如果此前在“总明细”中分配给当前项目的数据填写的是“数值”，则直接显示金额。反之如果是“比例”，则用“原凭证中的金额×分配的比例”，计算出具体金额。

当然，在自动计算的过程中，还涉及到“口径类型”的处理，该逻辑在《研发支出辅助账-三口径版》中已有解释，此处不在赘述。

此时，我们可以进一步检验每个项目辅助账所归集出来的数据是否准确。

在上面的动态图中我们可以看到，只要切换RD编号，下方数据就会自动计算，且计算出的金额与实际情况完全一致。

经过验证，无论是切换“RD编号”，还是在每个RD编号下“切换核算口径”，“每个研发项目单独的辅助账”中，所得出的数据与实际数据完全一致。

最后一步，在验证上述分配数据没有漏误之后，就可以将“每个研发项目的辅助账”的工作表“创建副本”，生成一个新的工作表，然后在该工作表上方把“RD编号”切换成下一个研发项目即可，后续其他研发项目，以此类推。

后续即便对“总明细”中的分配数据做了调整，只要保证“每个研发项目的辅助账”行数与“总明细”的行数相同，然后对“数据复用类”单元格（A-D列、P-Q列）进行公式填充，所有表格都可自动重新计算。

通过上述思路，我们借助几个辅助字段和简单的几项公式，就可以实现快速、高效、准确地编制各个研发项目的辅助账。

在实践中，财务在记账软件中做好当月的会计分录之后，只需要稍微花三五分钟，就可以“顺手”完成辅助账的编制工作，再也不用在“几个乃至几十个Excel表格”中“驰骋疆场”了。

自6月18日我们发表了《研发支出辅助账-三口径版》以来，这篇文章被超过8000人阅读、新增了超过1000人关注、超过200位读者与我们建立了联系。

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