图文完整版，请点击→使用工资表快速编制研发支出辅助账

【一】前言
此前，我们发布了我们自行设计的《附带研发工时汇总和研发费用分配依据的工资表》《研发支出辅助账三口径版》。
本文通过举例，演示如何使用上述两个表格合理、规范、准确地归集研发费用，并且实现“一套辅助账，满足高新和加计扣除两种场景”。

前置说明：
1、为方便阅读和演示，各项支出的数字，均为虚拟数字且为整数。尤其是社保个税等，为了凑整而未按规定比例进行精确计算。
2、姓名前的“销”“管”“研”分别代表其是销售部门、管理部门（非研发）、研发部门的员工。
3、以符合高新技术企业要求的“制造类”企业可能涉及到的各项支出进行举例。
4、在前述两篇文章中，因篇幅所限，部分“辅助工作表”未能展示，本次演示中会简要介绍其用途。
5、个别名词的含义、计算公式的用法、使用时的注意事项等，均可参考前述两篇文章，本文不再赘述。

【二】举例演示
以核算和归集2024年1月份的数据为例，过程如下。

一、统计研发工时
将研发部门上报的研发工时情况，计入“工资表-工时明细表”中，在示例中可以看出：
1、1月份开展了两个研发项目，分别是RD-2304（2023年启动并延续至今的）、RD-2401（2024年新启动的）。
2、两名研发人员用于研发活动的时间，占其当月实际工作时间的比例分别为76.19%、90.00%。
【图1】


二、填入各工资明细数据
将上述两人研发工时占比填入“工时”工作表中。
其他如“销售提成”“社保/公积金/个税”等，均按实际情况填入。
【图2】

三、财务记账
上述各工资明细填好后，“2401”（即“当月工资总明细”）和“财务简表”都将自动计算、自动汇总。在示例中可以看出：
1、管理费用的工资社保公积金（合称“人工费”）合计为41700元。
2、可以计入“研发费用-人工费”的为20781.43元（研-李四、研-王五的人工费原额，分别乘以其研发工时占比，后求和）。
3、计入“管理费用-一般人员的人工费”的金额为20918.57元（管-赵六的全部人工费，及两名研发人员从事非研发活动所对应的人工费）。
【图3】

四、编制辅助账
上述数据确认无误后，在记账软件中填写会计分录，并将数据同步计入“研发支出辅助账”，在此例中：
1、由于“研-李四”是高新口径下从事“研发管理工作”的人员（不直接参与研发活动），其人工费支出不能加计扣除，因此可以单独撰写会计分录。
2、若嫌繁琐，也可不单独撰写，改为年末通过“逻辑核减”的方式进行加权计算。具体步骤在后文描述。
在这一步，我们建议按上述第2种（即，不拆分撰写分录，而是年末一次性逻辑核减）的方式进行处理。
【图4】

五、折旧费用的记账
在“研发支出辅助账-三口径版”的辅助工作表中，我们提供了“折旧明细表”的样例，主要用于区分“研发专用”“研发和生产混用”，以及是否允许计入研发费用、是否允许加计扣除的情形。
在表格中，我们添加了计算公式来辅助计算，但由于不同企业的资产情况各有差异，如有漏误，也请根据实际情况手动改正。通常而言，可能遇到的情况如下：
1、交通工具类，一般不应纳入研费范围，更不得加计扣除。
2、研发专用类设备，一般允许全额纳入研费，视情况进行加计扣除（例如部分设备已经在税务上享受了“一次性折旧扣除”政策，不能重复加计扣除）。
3、研发和生产混用的设备，应当按研发活动所使用的情况，按一定比例计入研发费用，且留存好使用记录。
4、在高新技术企业口径和研发费用加计扣除口径下存在差异的，需要做好记录，避免混淆。
【图5】

在本例中，可以计入“研发费用-折旧费用”的金额为110150.00，但允许进行加计扣除的仅有150.00。
对于不允许加计扣除的部分，可按前文“不能加计扣除的研发管理人员人工费合并撰写会计分录、年末一次性逻辑核减”的方式处理，也可按“分别撰写会计分录”的方式处理。
在这一步，我们通过“分别撰写会计分录”的方式进行演示。
【图6】

六、其他科目的记账
其他科目的记账逻辑与前文类似，为了节省篇幅，我们直接增加以下几笔支出进行演示：
1、直接投入中，研发部门领用了1000元的材料。需要留存好材料领用记录。
2、委外研发中，委托国内企业进行了研发，产生费用10万元，但未进行技术合同登记，不能进行加计扣除。
3、其他费用，20万元，用于演示“限额计算”。
【图7】

七、逻辑核减
在前面六个步骤中，由于“四、计入辅助账”中，采用了“合并撰写会计分录”的方式，把不能加计扣除的“研-李四”的人工费写成了“会高加”，因此需要“逻辑核减”：
1、在“注-1”中，输入“-10971.43”（研-李四的工资社保公积金），此时可以看出，高新口径下的人工费仍然是“两名研发人员的人工费之和”，但加计扣除口径下的人工费，就只剩下直接从事研发活动的“研-王五”的人工费9810.00元。
2、该项内容，实际上可以在年末一次性处理，具体步骤见后文描述。
【图8】

八、折算与限额计算
根据相关规定，研发费用的折算（委外按80%）、限额计算（其他费用的上限）需要在“汇总表”中进行计算。在本例中：
1、在高新口径下，由于其他费用超限、委外研发按80%折算，因此核定的研发费用约26.5万。
2、在加计扣除口径下，由于只允许对“直接从事研发活动的”人工费进行加计、折旧费用中绝大部分金额不允许加计、其他费用超限、委外研发未获得技术合同登记不能加计，因此最终核定的研发费用金额仅约1.2万。

【图9】
【图10】

【三】逻辑核减的处理
在上文中，我们提到，对于“因口径差异需要做逻辑核减”的支出，建议在年末集中一次性处理，这样可以节省工作量。
在实务中，最为常见的就是“研发管理类的人工费不能加计”和“在职不满183天（半年）的研发人工费不纳入高新研发费用核定范围”。对于这两类支出，我们也提供了辅助工作表进行处理。具体的步骤如下：
1、每月将工资、研发费用确认无误后，填到“人工费-辅助”工作表中。
【图11】

2、表格自动按月份统计研发人员的人工费数据，并且可以直观地看出“在职不满183天（半年）”的研发人员（不纳入高新研发费用核算范围）。
【图12】

3、将汇总出的数据复制到“人工费明细”工作表（直接横向复制、仅粘贴值即可）。需要注意的是，我们推荐将“在职不满183天”的研发人员，放到表格指定的特殊位置。因为表末会对这些特殊位置的数据进行汇总计算。
【图13】
【图14】

4、将最终确定的“需要核减”的金额，添加到“总明细”中，金额输入“负数”、口径类型为“高-减”，则表格自动重新核算出新的数据，汇总表也会自动重新计算。
【图15】

如果需要年末集中一次性对“不允许加计扣除的人工费”进行核减，也建议按上述步骤进行：
1、仍然需要将人工费明细数据汇总至“人工费明细”工作表中。
2、我们自带的“人工费核减”工作表将根据人员的性质，自动从“人工费明细”中查找符合条件的数据，并汇总计算出“不能加计扣除”的金额。
3、在“总明细”中，添加逻辑核减，即：金额为“负数”、属性为“加-减”。
【图16】

【四】结语
以上是通过我们自行设计的“附带研发工时汇总和研发费用分配依据的工资表”和“研发支出辅助账（三口径版）”进行研费归集和准确记账的步骤，基本可以满足一般企业的实际需求，提高财务人员的工作效率和确保数据的准确性。
如果需要为每个研发项目建立单独的辅助账，也可利用上述表格进行操作，只不过由于每个月都涉及到很多费用需要“按不同的比例进行分配”的情况，当前版本需要做一些手动处理。后续我们可能会增加相关功能，进一步提高自动化水平。

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