图文完整版，请点击→附带研发工时汇总和研发费用分配依据的工资表

【一】前言
在研发费用加计扣除备查材料清单中，有一项“研发人员/仪器/设备/材料/无形资产的费用分配说明（包括工作/使用情况、领用记录、分配计算的依据等）”是极为重要且容易被税务机关重点核查的。
这个备查材料，也是令财务人员极为头疼的事情。因为在平常粗放管理下，很多企业是将研发人员的人工费“全额”计入了研发费用，并没有严格区分这些研发人员是否从事了非研发活动。
因此，一旦被核查，就很难提供税务机关要求提供的“工时分配表”、“研发费用分配说明”。
为了解决这个问题，我们自行设计了带有工时统计、工时分配、人工费分配功能的工资表，且绝大部分数据都实现了自动分类、自动统计汇总，极大提高了工作效率、保证了材料的合规性。
注：研发仪器/设备/材料/无形资产的费用分配说明，后续另行撰文描述。

【二】工资表概述
在描述工时表和分配方法之前，我们先看一下我们自行设计的工资表的核心逻辑：
1、每个应发、应扣项（例如提成工资的金额、假勤扣款的金额等），都分布在独立的工资表中，供工资表的“详表”调用。
【图1】

2、“工资详表”中（该工作表一般用“年-月”命名，例如“24-04”代表属期为2024年4月的工资），使用VLOOKUP函数，根据员工姓名去查询各项结果（如果有重名，可以改用其他唯一识别字段，例如工号、钉钉/企业微信里的用户ID等）。
【图2】

采用函数查询的好处在于可以避免手动输入。因为有些企业，提成、考勤、绩效奖金等工资明细数据可能是由多个负责薪酬核算的同事分别计算的，其表格中姓名的顺序可能不同，如果靠手工复制粘贴到总表中，效率极低且容易出错。

3、在“详表”中，对每位员工的会计属性和研发属性进行填写。“会计属性”即：其工资薪金是计入销售费用还是管理费用？“研发属性”即：是高新口径的科技人员，还是加计扣除口径的研发人员？
两者的差异，可参考我们撰写的《研发费用三口径差异》。
【图3】

【三】工时表概述
基于此，我们再看一下研发工时表和按工时占比进行费用分配的核心逻辑：
1、每月核算工资前，研发部门应上报各研发项目工时情况。公司管理层应当就此事做出硬性规定，这样可以让人事部门在推进这项工作时更加顺利。
2、人事部门根据表内所填的数据，核实“每个研发人员在每个研发项目上所投入的工时”和“个别研发人员从事了非研发工作所产生的工时”，从而确定每个研发人员的人工费计入研发费用和一般性管理费用的比例及金额。
3、财务部门利用表格内的汇总统计和分类求和功能，自动统计出当月全部研发人员人工费计入研发费用和一般性管理费用的金额，并按相应科目记账。


【四】工时和研费分配举例
下面我们通过样例，来演示整个工时统计、分配，进而对研发人工费进行分配的过程。
为方便演示，以“每个月有21个工作日”为例来介绍表格的使用方法（实际应用时，应当与公司日常核算工资时所依照的考勤数据保持一致，一般是以小时为单位，方便核算请假、加班等数据）。
【图4】

我们继续沿用前面“工资详表”中的样例，即该企业中，李四是从事研发管理的人员、王五是直接从事研发活动的人员，从上图中可以看出：
1、4月上报的工时中：
（1）李四全勤21个工作日，但有5个工作日从事了非研发活动，用于研发管理的工时为16个工作日。且RD2401约占3个工作日（可能是项目已经结束，做了收尾工作）、RD2402约占13个工作日。
（2）王五因为有请假，所以出勤20个工作日，且有2个工作日没有从事研发活动。从事的研发活动的18个工作日全部用于RD2402。

2、后续月份的工时情况，可以继续在本表中填写，以便将来申请高新技术企业认定或者享受研发费用加计扣除时作为年度汇总资料备查/备审。

3、将李四、王五的研发活动耗时占比，复制粘贴到“工时”工作表中，供“工资详表”查询调用。如下图：
【图5】

4、“工资详表”自动查询到李四、王五的研发工时占比后，表格自动计算出可以计入研发费用的金额，即：可计入研发费用的金额=其税前工资/社保/公积金全额 × 其研发工时占比。
【图6】

5、“工资详表”确认无误后，“财务简表”自动更新相关数据，并缩减内容，只保留财务记账所关心的“销售费用/管理费用”的总额、“研发管理/直接研发”的总额，以及常用的税前工资/社保公积金公司部分的合计数等内容，方便在填写会计分录时复用这些数字。
【图7】

6、后续可以根据工时表中每个人在每个项目上所投入的工时比例，计算出每个研发项目所分摊的费用金额，并制作每个项目单独的辅助账。该项过程比较简单，因此本文不再细述。

【五】结语
至此，一份带有研发工时统计、研发工时分配、费用分配明细的详实且准确的工资表和分配依据就已经制作完成，理论上能够满足备查/备审要求。
如果启用本文所述的方式，与以前粗放型管理相比，前期可能会给研发、人事、财务部门带来一些工作量，但我们建议企业管理层能够重视并给予人事和财务部门有力的支持，毕竟“合规经营”远比“产生涉税风险”重要得多。


【声明】
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